Військовий облік на підприємстві 2026: нові правила, штрафи та алгоритм для кадровика

Держава остаточно діджиталізувала процеси мобілізації. Військовий облік на підприємстві у 2026 році — це вже не стоси запилених паперів і формальні журнали, а жорсткий електронний контроль через синхронізацію з реєстром «Оберіг» та порталом Дія.

Для роботодавців правила стали максимально категоричними: ТЦК та СП переходять від попереджень до планових документальних перевірок. Або ви ведете облік ідеально, або підприємство та керівник отримують астрономічні штрафи. Розбираємось, як налагодити кадрове діловодство без ризику для бізнесу.

Кого саме підприємство зобов'язане брати на облік?

Найбільша помилка кадровиків-початківців — вважати, що облік стосується лише дорослих чоловіків. Згідно з Порядком №1487, ви зобов'язані вести облік таких категорій працівників (у тому числі сумісників):

Призовники: юнаки віком від 16 (у рік досягнення 17-річчя) до 25 років. Їхній головний документ — приписне посвідчення.
Військовозобов'язані та резервісти: чоловіки віком від 25 до 60 років (повинні мати військовий квиток або тимчасове посвідчення з актуальним VIN-кодом чи штрих-кодом).
Жінки-медики та фармацевти: підлягають обов'язковому обліку. Жінки інших споріднених професій стають на облік за власним бажанням.

Категорична заборона: Приймати на роботу людину без актуального військово-облікового документа (паперового чи електронного з Резерв+) — це пряме порушення закону, за яке штрафують роботодавця у першу чергу.

Головні вимоги 2026 року: три кити роботи інспектора з кадрів

Функціонал кадровика значно розширився. Тепер це постійна взаємодія з ТЦК. Ось алгоритми, яких необхідно дотримуватися неухильно:

Жорсткі дедлайни повідомлень (Додаток 4)

Про прийняття на роботу, звільнення або переведення військовозобов'язаного роботодавець зобов'язаний повідомити ТЦК у 7-денний строк. Повідомлення подається за суворо визначеною формою (Додаток 4). Запізнення хоча б на день розцінюється як адміністративне правопорушення.

Обов'язкова звірка даних (Додаток 5)

Кадровик щороку формує Списки персонального військового обліку. Необхідно регулярно проводити внутрішню звірку (перевіряти актуальність даних працівників, сімейний стан, освіту) та не рідше одного разу на рік проводити офіційну зовнішню звірку безпосередньо з ТЦК за затвердженим графіком.

Вручення повісток: діємо за законом

Отримавши розпорядження від ТЦК, керівник видає Наказ про оповіщення та знайомить з ним працівника під особистий підпис. Якщо працівник відмовляється ставити підпис — кадровик зобов'язаний скласти Акт про відмову за участю свідків і негайно направити його до ТЦК. Тільки так компанія знімає з себе відповідальність.

Ціна помилки: штрафи для бізнесу та посадових осіб

Відповідальність за порушення законодавства про мобілізаційну підготовку (ст. 210-1 КУпАП) в особливий період є безпрецедентною. ТЦК зараз мають право накладати штрафи навіть без складання протоколу, якщо є документальні докази порушення.

Штраф на посадових осіб (директора, HR-менеджера, кадровика): від 34 000 до 59 500 грн.
Мультиплікація штрафів: податківці та перевіряючі з ТЦК часто трактують кожне неподане повідомлення як окреме правопорушення. Якщо ви не повідомили про прийом 5 працівників, штраф можуть накласти за кожного окремо (до 297 500 грн сумарно).
Відсутність на підприємстві наказу про призначення відповідального за військовий облік також є підставою для максимального штрафу.

Як кадровику не збожеволіти? Автоматизація в BAS ЗУП

Вести списки персонального військового обліку, формувати повідомлення та контролювати терміни звірок у звичайних таблицях Excel — це гарантований шлях до помилок. Сучасні компанії вимагають від кадровиків вміння працювати в спеціалізованих облікових системах, які автоматично оновлюються під законодавство.

Військовий облік у програмі BAS ЗУП (Зарплата та Управління Персоналом)

Програма дозволяє автоматизувати 90% рутинної роботи інспектора з кадрів та уникнути "людського фактору":

Автоматичне формування Списків персонального військового обліку (Додаток 5) розбите по групах (офіцери, рядові, призовники, жінки).
Генерація повідомлень про зміну облікових даних для ТЦК (Додаток 4) в один клік під час проведення наказу про прийом чи звільнення.
Вбудований контроль строків проходження медкомісій та планових звірок.
Коректний облік заброньованих працівників та формування спецзвітності.

Де навчитися вести облік безпечно та професійно?

Сьогодні на ринку праці критично бракує спеціалістів, які не просто знають КЗпП, а вміють на практиці налаштувати військовий облік та працювати в BAS ЗУП. Компанії готові платити високі зарплати тим фахівцям, які гарантують відсутність штрафів.

Курс «Інспектор з кадрів + BAS ЗУП» від Планети Знань

Ми розробили повноцінну програму, яка включає навчання кадровому діловодству з глибоким зануренням у реалії 2026 року. На курсі ви навчитеся:

🔸 Оформлювати прийом, переведення, відпустки та звільнення без юридичних помилок.
🔸 Вести ідеальний військовий облік на підприємстві (від наказів до спілкування з ТЦК).
🔸 Вільно працювати у програмі BAS ЗУП: створювати картки, налаштовувати графіки роботи та генерувати всю регламентовану звітність.

Шукаєте професійні курси кадровика чи плануєте опанувати навчання BAS ЗУП з нуля? Записуйтесь на курс, отримуйте затребувану професію та станьте фахівцем, який надійно захищає бізнес від ризиків.

Записатися на курс кадровика